Partage et synchronisation de fichiers dans l’entreprise – Bénédictions et Fléaux
Avec la montée du télétravail, la transformation numérique et la mobilité de la main-d’œuvre qu’apportent les plateformes infonuagiques, la démarche logique pour la plupart des entreprises est de choisir un système accessible à chaque employé, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la maison, tout en conservant le contrôle de sécurité.
Dans ce cas, ces entreprises pourraient utiliser un système de partage de fichiers appelé EFSS (enterprise file sync and share). Pour le consommateur moyen, nous pouvons reconnaître des solutions similaires comme OneDrive, DropBox, Google Drive, etc. Ces outils peuvent être très favorables aux utilisateurs finaux pour leurs flux de travail quotidiens, et une adoption lente des TI au sein des organisations peut entraîner ce qu’on appelle souvent la « TI parallèle », où les utilisateurs utilisent leurs propres outils non autorisés pour améliorer leurs flux de travail, tout en créant généralement des risques de sécurité pour l’organisation. Les outils de synchronisation et de partage de fichiers ainsi que des outils de gestion informatique à distance comme TeamViewer, etc., sont des exemples courants.
Les plateformes EFSS, en revanche, s’adressent aux clients corporatifs qui souhaitent tirer parti des avantages des outils que les consommateurs ont appris à apprécier, tout en intégrant des mesures de conformité en matière de sécurité et de gouvernance des données. Les systèmes EFSS sont utilisés dans une variété d’entreprises, grandes et petites, de nos jours. En résumé, c’est le stockage infonuagique pour les affaires. Mais comment savoir lequel convient le mieux à votre entreprise? Les comparaisons abondent, mais pour nos besoins, nous n’en comparerons que deux – Citrix ShareFile et Box en raison de leur maturité dans l’espace EFSS.
Non seulement ces deux plateformes répondent à plusieurs besoins de partage de fichiers organisationnels, mais elles équilibrent aussi l’activation des affaires et la sécurité.
Faites des changements en temps réel dans le nuage
Contrairement au classeur métallique traditionnel accessible seulement à certaines personnes, les éléments de base d’une solution EFSS constituent le mécanisme central d’un dossier de synchronisation. Ce dossier peut sembler être à deux endroits à la fois – dans le système de fichiers de votre appareil, mais il est aussi disponible et connecté dans le nuage. Le contenu saisi par un seul employé peut être vu et/ou modifié par d’autres presque instantanément sur leurs propres appareils. Tout contenu que vous mettez dans ce dossier est envoyé à un centre de données distant, puis à d’autres appareils synchronisés – des employés virtuels et à distance travaillant aussi harmonieusement que les environnements de travail traditionnels. Et si un ordinateur est perdu ou endommagé de façon irréversible, pas de souci, la fonction de synchronisation garantit qu’une copie a été conservée dans le nuage ou dans la « zone de stockage » de l’organisation.
Pour ceux qui s’intéressent au stockage quelque part entre les armoires statiques dans une pièce et le stockage basé sur le cloud, Citrix a été un pionnier dans l’idée d’un nuage de stockage privé dans les centres de données des utilisateurs. Box et Citrix ShareFile permettent aux utilisateurs de stocker des données dans AWS, Azure ou sur site à l’aide de contrôleurs StorageZone. Le plan de contrôle reste dans le nuage et est hébergé par Citrix. Cependant, les données chiffrées sont hébergées et transmises depuis le centre de données de l’entreprise pour les clients ayant besoin de ce niveau de supervision des données.
Outils de productivité
En ce qui concerne la mobilité de la main-d’œuvre, l’un des aspects les plus importants peut être la capacité de communiquer en temps réel avec les collègues et les employés, peu importe où ils se trouvent. C’est une chose d’avoir un système de messagerie instantanée dédié, mais en ce qui concerne les outils de productivité, vous pourriez envisager d’intégrer des applications tierces pour des fonctionnalités comme la gestion des tâches et le chat.
Bien que Box propose sa propre application de notes, Box Notes. Box for Business offre également une intégration tierce pour les produits Microsoft et Google tels que :
- Bureau en ligne
- Office365
- Google Docs
De plus, les deux produits offrent des fonctionnalités clés pour l’entreprise telles que la prévention des pertes de données, l’intégration à la plateforme de signature électronique et l’intégration à la plateforme de formulaires (bien que ShareFile soit natif).
Favorisant la transformation numérique et la mobilité de la main-d’œuvre, l’application unique de ShareFile offre aux entreprises un point de contact unique à partir duquel mener leurs activités, peu importe leur emplacement. Ses options d’intégration incluent les éléments suivants, tout en tenant compte des politiques strictes et de la conformité en matière de données d’entreprise :
- Microsoft SharePoint
- Office365
- Partages de fichiers réseau : accéder aux partages réseau depuis ShareFile!
- Intégration de la plateforme Data Loss Prevention (DLP)
- Intégration eSignature eSign avec RightSignature
- Flux de travail ShareFile pour la création de formulaires remplissables par l’utilisateur
- Intégration avec des solutions MDMMAM telles que XenMobile
Protéger vos données
Avec la montée de la criminalité en cybersécurité, il est plus important que jamais de s’assurer que vos données sont en sécurité. Certaines fonctionnalités incluent les effacements à distance des appareils, l’authentification à deux facteurs, l’intégration de la plateforme DLP et l’intégration renforcée des centres de données avec des applications de chiffrement de bout en bout.
Bien que Box Business offre des exigences de chiffrement et de mots de passe personnalisés, elle manque dans d’autres domaines comme les effacements à distance des appareils et les exigences de mots de passe plus strictes. Ou plutôt, son système de gestion des clés (KMS) est réservé à ses clients Enterprise, et n’est pas disponible sur ses comptes standards. Citrix ShareFile, quant à lui, fait pratiquement tout ce que fait Box sauf l’intégration et l’épinglage de l’appareil, mais avec des exigences de mot de passe plus strictes, ce qui en fait l’une des plateformes les plus sécurisées disponibles.
Des mots de passe trop faciles, une sécurité laxiste sur trop d’appareils et la nature mobile des travailleurs virtuels et à distance peuvent souvent pousser les entreprises vers une solution EFSS pour des contrôles de sécurité plus stricts.
Gestion des utilisateurs
Que ce soit par accident ou par conception, les violations de données courantes sont causées par des employés négligents et malveillants, ce qui rend la sécurité du cloud étroitement liée à la gestion des utilisateurs. Une bonne surveillance, des capacités restrictives et une bonne gestion des utilisateurs limitent ce risque.
Encore une fois, Citrix ShareFile excelle en matière de gestion des utilisateurs. ShareFile permet aux utilisateurs d’activer ou désactiver des permissions, ainsi que d’approfondir les permissions, d’accéder aux outils de signalement et de configurer des carnets d’adresses partagés et personnels, des groupes et des dossiers d’équipe. De plus, il offre une large gamme de capacités de rapports pour des utilisateurs et groupes spécifiques, pouvant sélectionner différentes connexions, téléchargements et suppressions.
Box Business, tout comme ShareFile, permet de contrôler la quantité de stockage accessible aux individus, définit les permissions générales des utilisateurs et offre des options pour couper les capacités de synchronisation afin de restreindre les utilisateurs dans le partage de contenu externe. Les deux plateformes peuvent s’intégrer à des plateformes de gestion d’identité telles qu’ADFS, Okta, OneLogin et d’autres solutions SAML pour offrir une expérience SSO aux utilisateurs ou minimiser les mots de passe des comptes.
Près de 60% des clients du Fortune 500 préfèrent Citrix ShareFile, qui offre un système robuste de stockage sécurisé, de partage de fichiers et plus encore – un EFSS conçu pour les affaires.
Seul ShareFile offre une solution complète de synchronisation et de partage de fichiers d’entreprise avec des facteurs tels que le stockage sur site versus le cloud, la collaboration, le support et la sécurité. Ces solutions offrent à la fois un stockage de fichiers hybride et des systèmes de soutien pour la virtualisation, la transformation numérique et la collaboration avec la mobilité de la main-d’œuvre sans compromettre la sécurité.
Seul Citrix ShareFile :
- Offre des options de stockage flexibles pour la conformité et la performance des données
- Permet aux organisations de s’intégrer à l’infrastructure existante
- Prend en compte les espaces de travail de nouvelle génération avec des flux de travail documentaires, des outils de collaboration améliorés et une intégration avec d’autres produits Citrix de premier plan
- Permet une supervision informatique complète de la sécurité et du contrôle
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